marzo 7, 2017

Artefactos

Agile es un marco de trabajo, movimiento o filosofía de gestión de proyectos en el que se encuadra SCRUM, XP (Extreme Programming), CRYSTAL, LEAN, etc.

Una de las cosas que caracterizan Agile son las herramientas, recursos y técnicas que se utilizan. Muchas de ellas son heredadas, re-aprovechadas o re-adaptadas. Precisamente una de las particularidades de Agile es que está abierto a técnicas simples, preferentemente muy visuales (Big Visual Charts) y sobretodo proporcionadas al proyecto que tengamos entre manos.

Estos “charts” (diagramas) es importante que sean visibles. No nos referimos sólo a “visuales” sino que, además, han de estar a la vista de cualquiera que pueda tener un interés en el proyecto. Para ello una práctica recomendada es disponer de un mural a la vista del equipo donde, de forma rápida, cualquiera pueda hacerse una idea exacta de la situación. En el caso, cada vez más habitual, de que el equipo se encuentre geográficamente disperso deberíamos utilizar herramientas que permitan compartir estos diagramas a través de la nube o bien utilizando webcams, video-conferencias, etc.

A continuación hablaremos de algunos de estos artefactos que habitualmente se utilizan sin pretender dar una lista exhaustiva y que en sucesivas actualizaciones iremos completando y explicando más en detalle.

Burndown chart:

Se trata de un diagrama que representa el trabajo por hacer en un proyecto donde en el eje vertical situamos el total del trabajo previsto (backlog) y en el horizontal el tiempo. En él podemos visualizar el avance a la vez que podemos representar el ritmo teórico y el real haciendo visible si el rendimiento se ajusta a lo previsto, los posibles retardos, el progreso realizado y lo que queda pendiente.

Portfolio Wall / KANBAN:

El kanban originalmente era un tablero donde se iban colocando tarjetas. Actualmente este tablero puede ser físico o virtual. El objetivo es controlar el flujo del trabajo de tal manera que se haga solamente lo que es necesario, de la manera necesaria, cuando es necesario y en la cantidad necesaria para gestionar el WIP (Work in progress) y que  así el rendimiento quede maximizado. También se puede decir que es una manera visual de “gestionar el embudo”, esto es, de dar luz verde a las tareas necesarias de entre todas las que están en cola (backlog) para que tengamos una cantidad óptima de trabajo en curso que permita al equipo despacharla de forma eficiente y en el orden y la cantidad necesaria (plan). Un ejemplo (ficticio) sería el siguiente Kanban donde se van desplazando las “tarjetas” o “post-it” por las distintas columnas según vamos progresando con las tareas en ellas escritas.

 

Value Stream Mapping:

El VSM es una representación en forma de diagrama del flujo de un proceso en el que representamos todos los pasos, actores, tiempos de espera, tiempos de ejecución, etc. Nos sirve para identificar todo aquello que no aporta valor al proceso o los cuellos de botella existentes. Esto nos permite buscar eficiencias en el proceso para mejorar su eficacia. Normalmente aplica la regla del 80/20 según la cual el 80% de las mejoras se consiguen abordando el 20% (correcto) de las ineficiencias.

 

Mural de eficiencia de procesos 1

Mapas de empatía:

Nos permiten conocer al usuario o cliente de nuestro producto mediante un diagrama en el que representamos para una determinada persona (real o imaginaria) lo que piensa, lo que dice, lo que siente y lo que hace. Todo esto nos sirve para entender la historia y a partir de ella concluir el producto adecuado.

Por ejemplo este sería un posible mapa de empatía para el encargado de un almacén de recambios:

 

Diagrama de riesgos:

Representa los riesgos identificados que pueden poner en peligro alguna de las métricas o la propia viabilidad del proyecto. Los ubicamos en función de su probabilidad y del impacto. En función de la evaluación que hagamos de cada uno podemos decidir la estrategia a seguir en cada caso.

Stakeholders Map:

El formato puede parecerse mucho al diagrama de riesgos y en él representamos los distintos stakeholders (involucrados/afectados/interesados en el proyecto) y en función de su importancia y del tipo de motivación que tengan con el proyecto diseñaremos una estrategia de comunicación y de interacción con ellos.

 

Métricas:

Entre las métricas más destacadas tendremos las que miden la calidad, el coste, la satisfacción (del cliente/usuario y del equipo), el tiempo o velocidad de ejecución, el rendimiento, etc.

 

 

En general se utilizarán los artefactos que sean adecuados en cada caso y siempre intentando que sean claros (Big Visual Charts), sencillos (Keep it simple) y eficientes (Right work, work right). Los que aquí hemos nombrado son sólo algunos de los más habituales pero existen tantos como necesidades podamos encontrarnos.